Stiga.dk benytter cookies til det formål at forbedre din oplevelse af siden. Ved at fortsætte på denne side, accepterer du at vi gør brug af cookies. Læs mere om brugen af cookies. 

Dansk | ændre sprog
Menu

Politik for Rekruttering & Udvælgelse

INDEKS:

10 - ANVENDELSESOMRÅDE

20 - ANVENDELSE

30 - PROCEDUREBESKRIVELSE

30.1 - GENERELLE REGLER

30.2 - PROCESSEN

40 - ÆNDRINGER

DISTRIBUTION:

DIR - Ledelse

F&A - Finans & Regnskab

HUR - HR

ICT - Informationsteknologi

LOG - Logistik

MAN - Vedligeholdelse

MAR - Marketing

PRO - Produktion

PRM - Produktstyring

PUR - Indkøb

QUA - Kvalitet

R&D - Forskning & Udvikling

SAL - Salg

SP&S - Reservedele & Service



10 - ANVENDELSESOMRÅDE

Formålet med denne procedure er at fastsætte regler for rekrutterings- og udvælgelsesprocessen for ansættelse af nye medarbejdere i STIGA-gruppen.

20 - ANVENDELSE

STIGA-gruppen - Alle juridiske enheder

 

30 - PROCEDUREBESKRIVELSE

30.1 GENERELLE REGLER

Denne procedure har til formål at beskrive rekrutterings- og udvælgelsesprocessen for personale, fastlæggelse af regler, roller, ansvarsområder og tidsplaner i overensstemmelse med organisatoriske anmodninger og behov under anvendelse af STIGAs etiske kodeks og gældende lovgivning.

I en sådan proces skal HR-chefen og alle de personer, som er involveret i udvælgelsen, foretage alle nødvendige skridt for at undgå enhver form for diskrimination (dvs. i forhold til nationalitet, religion, køn, hudfarve, politisk tilhørsforhold) og/eller særbehandling (ansættelse af personer med familiebånd til medarbejdere).

30.2 PROCESSEN

Processen omfatter de følgende trin:

     

  1. Anmodning om besættelse af ledige stillinger
  2. Definition af stillingsbeskrivelse - stillingsanalyse og kandidatprofil
  3. Rekrutteringskanaler
  4. Udvælgelse

    Indbydelse til jobsamtale

    Jobsamtale

    Valg

    Forhandling, økonomisk tilbud

  5. Feedback til ikke udvalgte kandidater
  6. Opstart
  7. Indslusning
  8. Prøvetid
  9.  

a. Anmodning om besættelse af ledige stillinger

Rekrutterings- og udvælgelsesprocessen opstår ved besættelse af nye stillinger, som er indeholdt i budgettet, i tilfælde af udskiftning som følge af fratrædelse, barselsorlov eller jobrotation eller til nye, ikke-budgetterede behov.

Processen starter med anmodningen om besættelse af ledig stilling foretaget af linjechefen for en specifik stillingsfunktion, af den administrerende direktør (MD) eller af den lokale HR-afdeling til den relevante Senior Vice President (SVP), CEO og til gruppens vicepræsident (VP Group) for HR&ICT for godkendelse (via e-mail). Det er nødvendigt med godkendelser fra såvel CEO som gruppens VP for HR for at starte rekrutteringsprocessen.

Undtagelser i forhold til budgetoverslag skal begrundes med uventede begivenheder (fx midlertidig erstatning, intern mobilitet, anmodninger sammenkædet med et specifikt projekt). I sådanne tilfælde udsteder den lokale HR-manager anmodningen til CEO'en og til VP for gruppens HR&ICT for at efterprøve overholdelsen af selskabets strategiplan og for at modtage den formelle godkendelse (også via e-mail).

b. Stillingsbeskrivelse - stillingsanalyse og kandidatprofil

Før den operative fase af rekrutteringsprocessen indledes, skal linjechefen tænke omhyggeligt over stillingen og udarbejde en stillingsbeskrivelse, som indeholder:

Stillingsanalyse

Kandidatprofil

(Se FO GR HUR 01 - Stillingsbeskrivelse)

Stillingsbeskrivelsen er vigtig for en passende afspejling af organisationen og for at opbygge et solidt samarbejde mellem HR-afdeling og linjechefen.

Det hjælper desuden med til at finde de rigtige værktøjer til en vellykket research (rekrutteringsfirma og samtaleværktøjer) og til at matche stillingens ansvarsområder med de kvalifikationer og særlige egenskaber, som ønskes af kandidaterne.

c. Rekrutteringskanaler

Udvælgelsesprocessen starter altid med at evaluere mulige interne kandidater for at give mulighed for og fremme jobrotation og for at forbedre medarbejdernes motivation under hensyntagen til knowhow tilgængelighed, intern optimering af organisationen etc.

Hvis denne mulighed er praktisk gennemførlig, analyserer HR-manageren muligheden med de involverede linjechefer og starter udvælgelsesprocessen.

Hvis den interne løsning ikke er praktisk gennemførlig, vælger HR-manageren andre rekrutteringskanaler og værktøjer (intern database, e-rekruttering, databaser på

uddannelsesinstitutioner, annoncer i dagblade, headhuntere i tilfælde af meget specifikke stillinger) under hensyntagen til den identificerede profil og det disponible budget.

Alle de CV'er, der indsamles som følge af researchen, arkiveres (elektronisk og/eller i papirform), så de kan anvendes til lignende undersøgelser.

I overensstemmelse med den generelle databeskyttelsesforordning (GDPR), EU-forordning 2016/679, gælder opbevaringen af indsamlede CV'er i tre år, og hvert år pr. 31. december slettes de CV’er, som ikke er berettigede til normal opbevaring, fra alle arkiver.

d. Udvælgelse

På basis af stillingsbeskrivelsen analyserer HR-manageren de indsamlede CV'er. De, som passer til de særlige krav og forudsætninger forbundet med stillingen, deles med linjechefen, før kandidaterne indbydes til en jobsamtale.

Jobsamtale

     

  1. Hvis selskabet gennemfører en direkte research, i henhold til STIGAs etiske kodeks, starter HR-manageren udvælgelsesprocessen ved at ringe til kandidaterne og indbyde dem til en jobsamtale, som
  2.  

- alt afhængigt af de forskellige specifikke situationer - kan kræve:

     

  • deltagelse af HR-manageren og linjechefen.
  • deltagelse af HR-manageren for den første screening og involveringen. linjemanageren i andet trin (evaluering af liste over indstillede).
  • deltagelse af VP for gruppens HR&ICT og Afdelingsdirektøren for en yderligere jobsamtale i tilfælde af lederstillinger.
  •  

     

  1. I tilfælde af annoncering baseret på den researchede profil, kontakter HR-afdelingen specifikke virksomheder og definerer annonceteksten, størrelse og tidsplan for offentliggørelse og forhandler prisen. Efter en omhyggelig screening inkluderes de egnede kandidater i udvælgelsesprocessen i overensstemmelse med de direkte regler for research.
  2.  

     

  1. I tilfælde af meget specifikke og særlige stillinger kan HR manageren bruge headhuntere, som identificeres ud fra kvalitets-, specialiserings- og omkostningskriterier. Headhunteren modtager stillingsbeskrivelsen, og HR-manageren involverer linjechefen i specifikke faser af processen (fx evaluering af liste over indstillede og jobsamtaler).
  2.  

De kandidater, som anbefales til selskabet, evalueres og inkluderes i udvælgelsesprocessen i overensstemmelse med reglerne for direkte research.

Privatlivsbeskyttelse

Når kandidaten inviteres til den første jobsamtale, informeres denne om STIGAs politik forprivatlivsbeskyttelse og inviteres til at læse Informationsmeddelelsen for kandidater (vedhæftet nedenfor) på vores websted. I tilfælde af at en kandidats CV indeholder følsomme oplysninger (fx: oplysninger om helbredsforhold, indmeldelse i fagforeninger etc.) skal han/hun give sin tilladelse til at behandle sådanne data ved at underskrive Informationsmeddelelsen og returnere den til selskabet.

Værktøjer til udvælgelse

For udvælgelsen til specifikke stillinger kan processen indeholde individuel jobsamtale,teamdynamik, tests eller individuel bedømmelse.

Valg

Linjechefen og HR-manageren deler det endelige valg ved at inddrage de forskellige aspekter, som er undersøgt i udvælgelsesfasen (individuel profil, personlighed, erhvervsmæssig erfaring, kvalifikationer og kompensationspakke).

I tilfælde af lederstillinger involverer det endelige valg også VP’en for gruppens HR&ICT og Afdelingsdirektøren.

Forhandling og økonomisk tilbud

Kandidaten tilbydes en lønpakke, som er på linje med det godkendte budget og selskabets gennemsnitlige aflønningsniveau.

HR-manageren inviterer de udvalgte kandidater til at drøfte det økonomiske tilbud (inklusive løn, type of kontrakt, niveau). HR-manageren står for tilbudsbrevet,

kontrollerer alle vilkår i kontrakten og bestemmer sammen med kandidaten datoen for den første arbejdsdag

 

e. Feedback til ikke udvalgte kandidater

HR-manageren underretter formelt alle ikke-udvalgte kandidater

 

f. Opstart

Før den nye medarbejders startdato sørger HR-manageren for den ansættelsesdokumentation, som skal kommunikeres til offentlige myndigheder og socialsikringsorganer.

HR-manageren sørger desuden for information/kommunikation om den nye medarbejder til interesserede afdelinger (fx IT, generelle tjenester etc.) for at sikre en korrekt integration i organisationen.

Al dokumentation leveres til kontoret for personaleadministration, som er ansvarligt for at:

     

  • efterprøve ansættelsesdokumentation;
  • efterprøve kontraktlige aspekter;
  • formalisere ansættelsesprocedurer (kommunikation med eksterne organisationer og offentlige myndigheder, lægeundersøgelse etc.);
  • forsyne den nye medarbejder med al dokumentation vedrørende selskabsprocedurer og etisk kodeks.
  •  

Den første dag anmoder HR-afdelingen den nye medarbejder om at udarbejde og underskrive en tjekliste over udleverede genstande, som tilhører selskabet (bærbar computer, mobiltelefon, virksomhedsbil, kreditkort etc.).

(Se FO GR HUR 02 - Tjekliste over genstande tilhørende selskabet)

 

g. Indslusning

HR-afdelingen og linjechefen følger indslusningsprocessen for den nye medarbejder, organiserer en række strukturerede møder med alle de kontaktpersoner, som er relevante for den nye medarbejder for at udføre egen funktion.

Under indslusningsprocessen sørger HR-afdelingen for at informere den nye medarbejder om reglerne og procedurerne inden for selskabet. Medarbejderen kan altid benytte selskabets intranet til at få sådanne oplysninger.

HR-afdelingen informerer, enten direkte gennem en bekendtgørelse i organisationen eller indirekte via intranettet, om den nye medarbejders rolle og ansvarsområde.

 

h. Prøvetid

Prøvetiden (i Italien lovbestemt jf.: art. 20 c.c.) er vigtig for såvel selskabet som medarbejderen for at efterprøve det gensidige match.

I prøvetiden understøtter linjechefen den nye medarbejder ved at levere den rette uddannelse på arbejdsstedet, ved at definere klare mål for prøvetiden og ved at underrette om sin bedømmelse mindst én uge før ophøret af prøvetiden. Linjechefen deler evalueringen med Afdelingsdirektøren via mail, og sidstnævnte sender den til HR-afdelingen.

I slutningen af prøvetiden arrangerer HR-manageren et opfølgningsmøde med den nye medarbejder med henblik på feedback og orientering.

(Se FO GR HUR 03 - Prøvetid)

Arkivering

Alle CV'er og alt dokumentation indsamlet under rekrutterings- og udvælgelsesprocessen arkiveres af HR-afdelingen:

CV'er tilhørende personer, der har været til jobsamtale, men som ikke er ansat, arkiveres i research-mappen (grupperet efter stilling). I overensstemmelse med den generelle databeskyttelsesforordning (GDPR), EU-forordning 2016/679, gælder opbevaringen af indsamlede CV'er i tre år, og hvert år pr. 31. december slettes de CV'er, som ikke er berettigede til normal opbevaring, fra alle arkiver.

- Den ansatte kandidats dokumentation, herunder CV, tilbud og ansættelsesaftale arkiveres i den personlige mappe, som opbevares af kontoret for personaleadministration i overensstemmelse med den generelle databeskyttelsesforordning (GDPR), EU-forordning 201/67 og med henvisning til fortegnelsen over behandlingsaktiviteter publiceret på intranettet.

40 - ÆNDRINGER

Januar 2013 - Første udgave

Maj 2018 – Revision (integration af GDPR-regler)